Caso de éxito: Municipalidad de El Guarco

Desde el año 2020, la Municipalidad de Desamparados enfrentaba el reto de operar con múltiples sistemas y herramientas aisladas, lo que generaba problemas como duplicidad de datos, falta de trazabilidad, errores humanos por reprocesos, y dificultades para acceder a información clave en tiempo real. Con la implementación del Sistema Integrado de Información Municipal (SIDIM) se logró centralizar la información y digitalizar procesos clave, impactando positivamente tanto a los funcionarios como a los ciudadanos.

El Desafío: Procesos Manuales y Falta de Trazabilidad

La Municipalidad de El Guarco se enfrentaba al desafío de optimizar su operación interna y mejorar la experiencia de sus usuarios. Antes de la implementación, muchos procesos clave se realizaban de forma manual, lo que generaba ineficiencia y falta de control.

El problema principal se centraba en:

Procesos sin definir: Una necesidad de organizar y mapear internamente los procesos de la tramitología municipal.
Gestión de RR.HH. manual: Solicitudes de vacaciones y autorizaciones se manejaban mediante boletas de papel (físicas), lo que obligaba a los colaboradores a buscar firmas de múltiples coordinadores y, en algunos casos, del Alcalde.
Falta de Trazabilidad: No había un mecanismo claro para que los usuarios pudieran dar seguimiento a sus solicitudes.
Necesidad de un Socio Confiable: La Municipalidad había tenido experiencias previas con proveedores que «llegaban, ofrecían el servicio y se desaparecían,» haciendo esencial encontrar una empresa que ofreciera un acompañamiento constante.

La Solución: Implementación de JPCloud y Mi Muni Virtual

La Municipalidad de El Guarco a través de un procedimiento de contratación pública adjudicó a JPConsultoría para implementar soluciones claves como:

JP Cloud: Plataforma centralizada para organizar los procesos internos, la tramitología y la gestión de incidencias.
Mi Muni Virtual: Herramienta esencial para la atención al ciudadano y la realización de trámites completamente en línea.

La implementación fue un proceso «paso a paso» en el que la Municipalidad sintió el acompañamiento total de JP Consultoría. Esto fue un factor determinante para el éxito, ya que el respaldo profesional se mantuvo desde el inicio del proyecto.

Los Resultados: Organización, Automatización y Calidad

La implementación de las soluciones de JPConsultoría generó múltiples beneficios a nivel organizacional y operativo, posicionando a la Municipalidad para una mejor atención a la ciudadanía:

Automatización Rápida de Procesos: La gestión de Recursos Humanos se simplificó drásticamente. Las solicitudes de vacaciones ahora se ejecutan con «un par de clics» a través del sistema, moviéndose automáticamente a través de las etapas de autorización requeridas, eliminando el uso de boletas manuales.

Organización Interna Mejorada: El sistema permitió definir y mapear los procesos, las etapas y los requisitos de la tramitología, ayudando a la organización interna de los departamentos, incluido el Área de Tecnologías de Información.
Transparencia al Ciudadano: Los usuarios ahora cuentan con «trazabilidad» de sus trámites y solicitudes, lo que les permite ver el estado y el tiempo de procesamiento de su requerimiento.
Respuesta a la Pandemia: La herramienta Mi Muni Virtual fue crucial, permitiendo a la Municipalidad realizar todos los trámites en línea, lo cual fue un apoyo significativo durante el contexto de la pandemia.
Calidad y Respaldo Insuperables: La estabilidad del sistema ha sido sobresaliente, presentando problemas «mínimos» (solo dos o tres
errores en casi dos años y medio). La atención ha sido oportuna, profesional y responsable en todo momento.

Testimonio Clave

«Si me pidieran recomendar a JP Consultoría, lo haría sin ninguna duda. El servicio, el producto final fue excelente, JPConsultoría nos han ayudado un montón, tanto a crecer como Municipalidad como para organizar a nivel interno la parte de procesos.»
~ Manuel Garita Navarro, Coordinador de Tecnologías de Información, Municipalidad de El Guarco