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Administración inmobiliaria y financiera en la nube
Permite modificar contratos activos mediante adendas, facilitando cambios en días de teletrabajo, lugar o tipo de equipo. Cada modificación sigue un flujo de aprobación y genera un nuevo documento actualizado.
Permite a los funcionarios crear solicitudes de teletrabajo de forma sencilla mediante formularios digitales que completan automáticamente la información del colaborador. Esto asegura un registro ordenado y reduce errores en el proceso inicial.
Automatiza el proceso de revisión por parte de jefaturas, alcaldía y áreas responsables, permitiendo aprobar o rechazar solicitudes con registro automático de cada acción realizada.
Genera contratos y documentos asociados de forma automática con la información registrada en la solicitud, facilitando su descarga, firma y almacenamiento digital.
Registra cada acción realizada dentro del sistema, incluyendo fechas, usuarios y cambios efectuados, garantizando transparencia y control.
Centraliza todos los documentos relacionados con el teletrabajo, como contratos, declaraciones juradas, informes y normativa legal, manteniendo un expediente digital completo.
Permite la carga y validación de informes periódicos sobre las labores realizadas en teletrabajo, asegurando el cumplimiento de los compromisos establecidos.
Envía avisos por correo electrónico en cada etapa del proceso, informando a los usuarios sobre aprobaciones, tareas pendientes y vencimientos próximos.
Brinda visibilidad del estado de cada solicitud y envía notificaciones automáticas en cada etapa, permitiendo a los usuarios conocer el avance del proceso en todo momento.
El funcionamiento del Sistema de Teletrabajo es simple y ordenado. El proceso inicia cuando el funcionario registra su solicitud de teletrabajo desde la plataforma, posteriormente la jefatura revisa la información y realiza la aprobación correspondiente. Una vez autorizado, se da seguimiento a las actividades e informes periódicos relacionados con el teletrabajo, permitiendo mantener un control continuo. Finalmente, la institución puede monitorear el cumplimiento de las labores y evaluar los resultados obtenidos, garantizando una gestión eficiente y transparente.
El sistema es utilizado por distintos perfiles dentro de la institución. Los Funcionarios registran solicitudes, informes y actividades; las Jefaturas revisan y aprueban procesos, supervisando su cumplimiento; Talento Humano consolida y supervisa la información institucional; y los Administradores configuran y gestionan el funcionamiento del sistema.
El sistema genera reportes automáticos que permiten visualizar información clave del teletrabajo, facilitando el control institucional y el análisis de resultados. Solicitudes aprobadas y rechazadas, cumplimiento de informes periódicos, funcionarios en modalidad de teletrabajo e indicadores de gestión institucional.